Die meisten “Automatisierungen” sind keine Automatisierungen. Es sind Bastelprojekte.
Kurz geil, später Stress.
Und das liegt fast nie am Tool.
Es liegt daran, dass Leute Chaos haben, dann ein Tool draufwerfen, und sich wundern, dass am Ende automatisiertes Chaos rauskommt.
Wenn du Automatisierung richtig machen willst, brauchst du kein neues Tool. Du brauchst Klarheit.
Warum Automatisierungen scheitern
Typische Gründe, die ich ständig sehe:
1. Kein klares Ziel
“Weniger Aufwand” ist kein Ziel. “Belege landen automatisch im richtigen Ordner und sind auffindbar” ist ein Ziel.
2. Wunschprozess statt Realität
Viele automatisieren den Prozess, den sie gern hätten. Nicht den Prozess, der wirklich passiert.
3. Sonderfälle werden ignoriert
Und genau da bricht später alles. Fehlende Anhänge, komische Dateinamen, mehrere PDFs, falsche Absender, Ausnahmen.
4. Tool wird wie Magie behandelt
Make, Zapier, n8n, Slack, Notion, ChatGPT. Egal. Wenn die Logik dahinter wackelt, wackelt alles.
Wenn du das vermeiden willst, nutze ich immer den gleichen Check. Egal ob Buchhaltung, Tickets, Social oder Community.
Mein 4-Punkte-Check für Automatisierungen
Bevor ich irgendwas baue, kläre ich vier Dinge. Immer.
1) Ziel
Was soll nachher konkret passieren, ohne dass du eingreifst?
Beispiele:
- “Eingangsrechnungen werden automatisch abgelegt und sauber benannt.”
- “Aus E-Mails werden Tickets mit Priorität und Zuständigkeit.”
- “Content wird aus einem Blogpost in 5 Formate umgebaut, ohne jedes Mal neu zu denken.”
Wenn du dein Ziel nicht in einem Satz sagen kannst, ist es noch keins.
2) Prozess
Wie läuft es heute wirklich ab?
Nicht: wie du es dir wünschst.
Sondern: was passiert in der Praxis.
Ich mache das gerne brutal simpel:
- Was ist der Eingang
- Was ist die Entscheidung
- Was ist das Ergebnis
- Wo endet es
Wenn du hier schummelst, baust du am echten Leben vorbei.
3) Stolperfallen
Wo bricht es später garantiert?
Das sind die Dinge, die dich sonst Wochen später ficken:
- Mail ohne Anhang
- Mehrere Anhänge, gemischt
- PDF ohne Rechnungstext
- Absender wechselt
- Dubletten
- Unterschiedliche Dateiformate
- Uneinheitliche Benennung
- Fehlende Zuständigkeiten im Team
Dieser Teil entscheidet, ob du ein System baust oder ein Experiment.
4) Tooling
Welche Tools setzen es sauber um und bleiben wartbar?
Das Tool ist nicht der Star. Stabilität ist der Star.
Fragen, die ich mir stelle:
- Läuft es stabil ohne ständiges Nachfummeln
- Kann man Fehler nachvollziehen und debuggen
- Kann man Regeln erweitern, ohne alles umzubauen
- Ist es schnell genug und zuverlässig
Erst wenn das klar ist, baue ich überhaupt.
Der Unterschied zwischen “Automatisierung” und “System”
Eine Automatisierung ist ein Ablauf.
Ein System hat zusätzlich Kontrolle.
Ein System hat:
- klare Regeln
- klare Zuständigkeit
- Fehlerfälle
- Logging oder wenigstens eine Benachrichtigung, wenn es knallt
- eine Stelle, wo du nachsehen kannst, ob es läuft
Wenn du nur “wenn X dann Y” baust, ist das oft zu dünn.
Das ist mein Standard-Ablauf beim Bauen
So sieht es bei mir in der Praxis aus. Kurz, ohne Technikporno.
Schritt 1: Eingang definieren
E-Mail, Formular, Ordner, API, manuell. Einer muss der Startpunkt sein.
Schritt 2: Klassifizieren
Was ist das. Belegtyp, Tickettyp, Contenttyp, Priorität.
Schritt 3: Regeln anwenden
Ablage, Routing, Benennung, Zuständigkeit, Tags.
Schritt 4: Ergebnis erzeugen
Datei gespeichert, Ticket erstellt, Reminder gesetzt, Post geplant.
Schritt 5: Aufräumen
E-Mail markieren, archivieren, in Ordner verschieben, Status setzen.
Schritt 6: Kontrolle
Wenn etwas schiefgeht, muss es sichtbar sein. Sonst merkst du es erst beim Problem.
Drei echte Beispiele, wo das Framework sofort passt
Vorbereitende Buchhaltung
Ziel: Belege automatisch einsammeln, korrekt ablegen, sauber benennen.
Stolperfallen: fehlende Anhänge, Mischbelege, PDF Chaos, Dubletten.
Tooling: Automationsplattform plus saubere Ablagelogik.
Inbox zu Tickets
Ziel: Aus Nachrichten werden Aufgaben, mit Zuständigkeit und Priorität.
Stolperfallen: doppelte Anfragen, Rückfragen, “nur FYI”, fehlende Infos.
Tooling: Tickettool oder Notion/Jira plus Regeln und Benachrichtigung.
Social ohne Stress
Ziel: Du hast einen festen Output, ohne jedes Mal bei null zu starten.
Stolperfallen: zu generische Posts, kein Tracking, kein Plan für Recycling.
Tooling: Templates, Themenbank, Planung und UTM Tracking.
Wenn du das überspringst, passiert Folgendes
Du baust etwas, das am Anfang funktioniert.
Dann kommt Realität. Dann kommt Ausnahme. Dann kommt Stress.
Und dann heißt es:
“Automatisierung ist irgendwie doch nicht so geil.”
Doch. Ist sie.
Nur nicht, wenn man Chaos automatisiert.
Quick-Check: Lohnt sich Automatisierung hier überhaupt
Hier sind drei Fragen, die reichen:
Kommt es oft genug vor
Wenn es einmal im Monat passiert, lohnt sich manchmal eher ein Template als Automation.
Ist es reproduzierbar
Wenn jeder Fall komplett anders ist, brauchst du zuerst Standardisierung.
Ist der Fehler teuer
Wenn Fehler dich Geld oder Kunden kosten, lohnt sich Automation auch bei weniger Frequenz.
Wenn du willst, baue ich dir das als System
Ich setze dir das nicht als Bastellösung hin, sondern als Ablauf, der läuft, wenn du keinen Bock hast.
Typische Setups:
- vorbereitende Buchhaltung
- Inbox zu Tickets
- Content Engine
- Community Triage
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