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Stundensatz berechnen: die 9 häufigsten Fehler

Stundensatz berechnen

Die Stundensatzkalkulation ist mit einer der am meist unterschätzten Dinge überhaupt. In unseren Coachings – sehe ich diese 9 Fehler immer wieder, egal ob es sich dabei um einen Berater, Coach, Dienstleister oder einen Verkäufer handelt.

Warum den Stundensatz berechnen, was ist mit den Pauschalpreisen?

Diese Frage kommt immer und immer wieder. Dabei ist es recht einfach zu erklären. Der Stundensatz multipliziert mit der geschätzten Stundenanzahl ergibt meist den besseren Pauschalpreis.

Weil dahinter nicht nur Erfahrungen und eine (hoffentlich) vernünftige Schätzung steht, als wenn Du irgendeine Summe aus der Luft greifst und präsentierst. Daher ist meine Empfehlung die Stundensatzkalkulation, sollte die Basis des Pauschalpreises sein.

Was sind denn die häufigsten Fehler beim Stundensatz berechnen?

#1 Deine Fixkosten dividiert durch 160 Stunden im Monat

Das ist der typischsten Fehler. Denn diese Rechnung behauptet, dass Du komplett ausgebucht bist und die 160 Stunden immer direkt beim Kunden abrechnen kannst. Was Du dann eventuell vergessen hast, ist:

  • Das Du mit hoher Wahrscheinlichkeit keine Lust hast jedes Wochenende Kundenakquise zu betreiben
  • Deine Buchhaltung zu erledigen
  • alles was über die Woche sich angehäuft hat abzuarbeiten
  • Dein eigenes Marketing solltest Du auch berücksichtigen. Auch wenn es einfach nur kleine Geschenke für den Kunden sind.

Viel wahrscheinlicher willst Du doch Deine freie Zeit mit Deinen Liebsten verbringen. Zudem kommt, dass Du sicherlich auch nicht fakturierbare (abrechenbar) Zeiten hast wie:

  • Aufschreibungen, Notizen erstellen, Kundendaten aktualisieren,
  • Angebote erstellen, Rechnungen schreiben,
  • Fort- und Weiterbildungen besuchen,
  • Feiertage und so weiter und sofort.

#2 Die Behauptung immer voll ausgebucht zu sein

Das kann tatsächlich mal so 3 Monate +- X gut gehen. Allerdings wirst Du Dich sicherlich nicht um Deine Akquisition gekümmert haben und plötzlich musst Du um Aufträge hoffen. Da ist es clever im Stundensatz ein gewisses Polster mit zu berücksichtigen.

#3 Runde Beiträge

Du hast sicherlich schon mal gesehen, das Berater, Coaches, Dienstleister und Verkäufer nur ungerade Preise, wie 1.497,- € oder 97,- € herausgeben. In den seltensten Fällen machen Sie runde Preise wie 50,- € , 85,- € oder 100,- €. Das ist Absicht.

Warum? Weil ungerade Preise weniger bis gar nicht zum Verhandeln einladen. Nimmst Du gerade Preise heißt es gern: “kann man an dem Preis noch was machen?”.

Am besten ist, wenn Du Preise wirklich krumm darstellst wie zum Beispiel: 96,78 €. Denn das wirkt nach einer exakten Kalkulation und sieht somit professioneller aus. Außerdem wirst Du mit großer Wahrscheinlichkeit weniger feilschen müssen. Und wer will schon um seinen Stundensatz feilschen? Schließlich hast Du Dir doch sicher was dabei gedacht.

#4 Zu knappe Stundensatzkalkulation

Tatsächlich ist es nicht verkehrt aufzurunden oder ein paar Prozente aufzuschlagen. Denn die Gewinn Maximierung ist ein Ziel, dass sich jedes Unternehmen setzt. Sei es auch nur um davon Leben zu können. Achte hier dabei, dass Du auf einen krummen Wert kommst. Außerdem solltest Du Dir immer ein wenig Spielraum lassen, damit Du nicht unter Deine Lebenserhaltungsgrenze gehandelt wirst.

#5 Fehlende Untergrenze

Natürlich solltest Du auch auf eine Untergrenze achten. Gehst Du dort drunter, wird Dir der Auftrag keinen Spaß machen und Du wirst Dich auf kurz oder lang ausgebeutet fühlen. Wo sollte diese Untergrenze liegen? Diese Untergrenze sollte Dein Fixkostenanteil decken, den Du decken musst plus etwa 10 – 25% Gewinnzuschlag. Auch das solltest Du im Stundensatz berechnen.

Allerdings solltest Du auch nicht zu tief mit dem Preis gehen, denn es heißt immer noch: “Qualität zahlt sich aus” und “schlechte Qualität ist günstig”. Tatsächlich zahlen viele Kunden lieber für die etwas teure Konkurrenz. Ist leider so. (In seltenen Fällen könntest Du trotzdem persönlich überzeugen).

#6 Deine Fixkostenaufstellung ist nicht alles

Wenn Du private und geschäftliche Fixkosten addierst – ist das nicht alles. Schließlich musst Du auch mal Weihnachten und Geburtstage feiern oder Geschenke besorgen.

Urlaube, Kinobesuche und auch das Ausgehen mit Deinem Partner oder Deiner Partnerin gehört dazu. Auch Werbung und andere Dienstleistungen, die Du benötigst, sollten berücksichtigt werden.

#7 Die Stundensatzberechnung ist nicht zukunftsorientiert

Du willst Dir in naher Zukunft Ausrüstung anschaffen wie zum Beispiel: Kamera, Stative, Licht (Softboxen), Mikrofone. Vielleicht willst Du sogar (freie) Mitarbeiter einstellen oder Teilaufgaben auslagern. So etwas solltest Du auf jeden Fall berücksichtigen, um große Preissprünge zu vermeiden und konstant zu bleiben.

Hast Du auch schon daran gedacht etwas für Deine Rente oder das berüchtigte große Sommerloch oder andere Durststrecken zurücklegen. All das solltest Du in deinem Stundensatz berechnen.

#8 Aufträge mit zu kleinem finanziellem Volumen annehmen

Aufträge wo Du ganz genau weißt, da gibst Du mehr Arbeit rein, als der Kunde bezahlen will oder kann, solltest Du nicht annehmen.
Dafür bekommst Du mit einer Zeit ein Gespür und das kommt eigentlich recht schnell.

Tipp: Hast Du es mit einem Neukunden zu tun. Versuch so viel wie möglich über denjenigen herauszufinden und am besten auch über Dein Netzwerk, damit Du weißt wie derjenige tickt. Ob er gut und schnell zahlt usw.

Wann solltest Du eigentlich Aufträge annehmen oder ablehnen? Hier habe ich Dir 7 Kriterien aufgeschrieben, die Du beachten solltest.

#9 Dinge nicht auslagern, die unter Deinem Stundensatz liegen

Ganz ehrlich es gibt Dinge, die sind teurer, wenn Du Sie selbst machst, anstatt dass sie jemand anderes macht. Beispielsweise Buchhaltung wozu wir eh schon einen ganzen Tag brauchen, um alles zusammenzusuchen und dann willst Du auch noch jede menge Zeit für die Berechnung verbrennen. Wenn dir 2 Tagen, wegen so etwas fehlen, dann bist Du ganz ganz schnell bei ca. 800 – 1.200 €. Lagere so etwas am besten aus.

Auch solche Sachen wie Getränke einkaufen. Kannst Du prima auslagern. Schließlich ist das ganze Kisten schleppen eher kontraproduktiv und zeitraubend. Und wenn Du 3 Kisten pro Woche verbrauchst, können da schon mal 10 – 20 Minuten mehr pro Einkauf drauf kommen. Daher empfiehlt sich 1 Mal im Monat einen kompletten Getränke vorrat einzukaufen.

Im besten Fall sparst Du nicht nur Geld sondern hast vielleicht auch einen halben Tag mehr Zeit zum arbeiten. Außerdem geht dieser Punkt Deinem Kunden zugute in der Stundensatzberechnung.

Bonus-Tipp: Schlechte Zahlungsmoral dulden

Das solltest Du natürlich auch nicht. Machst Du das, passiert das immer häufiger und die Zahlungen ziehen sich ins unendliche. Das passiert, allerdings kannst Du dich mit einem Rechnungsdienstleister davor schützen. Denn es gibt auch welche die Dir den Rechnungsbetrag vorschießen und sich das Geld vom Kunden holen. Allerdings sind damit Kosten verbunden. Daher solltest Du auch diesen Posten mit in Deinem Stundensatz berechnen.

Nette Nebeneffekt sind:

  1. Du hast kein Stress mit dem ganzen Mahnwesen.
  2. Du wirkst professioneller

Schlusswort zur Stundensatz Berechnung

Das sind Fehler, die mir auch passiert sind. Weil ich niemanden hatte, der mich zu dem Thema beraten konnte. Vor allem, bin ich Hals über Kopf in die Selbstständigkeit gegangen und hatte schon den einen oder anderen Moment, wo ich dachte: “das ich mich wieder anstellen lassen kann”.

Genau deswegen möchte ich Dir dieses Wissen mitgeben, dass Du nicht auch das durchmachen musst.

Im übrigen ist der Stundensatz ein Teil unseres Coachings. Da immer wieder diese Fehler gemacht werden.

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